”Brist på resurser, brist på resurser och brist på resurser”. Så löd mitt svar till en reporter i Almedalsveckan häromåret. Frågan som ställdes var: vilka är de tre största problemen inom den offentliga upphandlingen. Jag vidhåller denna ståndpunkt i dag men inser att det jag menade då har minst ytterligare en dimension.
Mitt svar avsåg den uppenbara brist på antalet upphandlare som finns i kommuner, landsting och övrig offentlig sektor. De hinner inte sätta sig in ordentligt i enskilda upphandlingar, marknadsförutsättningar eller utveckla vassa krav gällande hållbarhetsaspekter. Än mindre finns tid för att kvalitativt följa upp ingångna avtal. Många upphandlingsfunktioner går på knäna. Självfallet finns det fina undantag men de är mycket få.
Det kan konstateras att det finns för få upphandlare som projektleder alla upphandlingar som behöver göras. Det rör sig om upphandlingar och affärer till makalöst stora monetära värden i dessa över 20 000 upphandlingar per år.
Lösningen är egentligen tämligen enkel; utbilda och anställ fler upphandlare. Eller är detta hela sanningen?
Nej, säger jag. Som konsult inom upphandling och offentliga affärer träffar jag väldigt många upphandlare men även chefer i kärn- och stödverksamheter. Dessa chefer arbetar i allra högsta grad med offentlig upphandling utan att detta egentligen belyses. Det är dessa chefer som beställer upphandlingarna som ska utföras av upphandlarna.
Det är dessa chefer som ytterst ansvarar för att kravspecifikationen för köpet tas fram. Utan en ordentlig kravspecifikation som beskriver önskad effekt av inköpet, funktionskrav, tekniska krav och allt annat som är essensen till inköpet så är det ett skott i mörkret. Om du inte beskriver det du ska köpa på ett bra sätt, hur ska då marknaden kunna förstå dina krav och behov för att kunna möta upp med en kvalitativ leverans?
Sedan i april i år har jag genomfört en undersökning. Möjligen är denna undersökning mindre vetenskapligt korrekt genomförd men svaren säger ändå något anser jag. Under perioden har jag ställt följande fyra frågor till 24 chefer inom kärn- eller stödverksamhet i offentlig förvaltning som jag vet är kravställare till upphandlingar.
Fråga 1: Står det i din arbetsbeskrivning att du ska lägga ett visst antal procent av din arbetstid till upphandlingsrelaterade frågor?
Fråga 2: Känner du att högsta ledningen i din organisation har förståelse för och insikt om att du arbetar med upphandlingsrelaterade frågor?
Fråga 3: När utför du arbetet som handlar om upphandlingsrelaterade frågor?
Fråga 4: Uppskatta hur många timmar i veckan som du arbetar med upphandlingsrelaterade frågor.
Nu till den ytterligare dimensionen av problemen med offentlig upphandling. På fråga 1 svarade ingen Ja. På fråga 2 svarade två personer Ja. Svaren på fråga 3 och 4 svarade 18 personer att deras arbete med upphandlingsrelaterade frågor sker utanför den ordinarie arbetstiden. Snittiden som dessa chefer lägger på detta arbete är 5,3 timmar i veckan, alltså utanför ordinarie arbetstid.
Är det ur ett arbetsmiljömässigt perspektiv hållbart att ett stort antal chefer i offentlig sektor lägger tid på upphandlingsrelaterade frågor utanför sin ordinarie arbetstid? Borde inte detta arbete vara en naturlig del av det faktiska arbetsinnehållet inom ramen för den ordinarie arbetstiden? En naturlig följfråga är självfallet hur engagerat arbetet med upphandling blir när det sker på tid som egentligen torde vara privat. Finns det en risk för att dessa chefer bränner ut sig?
Bristen på resurser inom den offentliga upphandlingen är påtaglig. Dessvärre på fler plan än vid första anblicken. Det är min fullständiga övertygelse att chefer inom kärn- och stödverksamheter såväl som vid upphandlingsfunktionerna vill åstadkomma goda resultat och ge mesta möjliga nytta för varje skattekrona. Däri ligger inte problemställningen.
Det är verkligen dags för de politiska beslutsfattarna i kommuner, landsting och statsförvaltningen att visa sitt genuina intresse för bättre affärer och tilldela resurser för att göra detta möjligt. Alternativet är fortsatt slöseri av resurser och risk för utarmning av chefsleden och upphandlingsfunktionerna. Att driva ett effektivt inköpsarbete är lönsamt i fler dimensioner än i reda kronor.
Stefan Berglund
Upphandlings- och affärskonsult samt grundare av Den Bra Affären Sverige
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer