”Tjäna på kategoristyrning inom it”

Att hantera inköp kategoristyrt med en tydlig avgränsning av varor och tjänster är sedan länge en etablerad metod för att hantera ”direkt” material, till exempel insatsvaror för tillverkning eller färdiga produkter inom handel för vidareförsäljning i butik eller varuhus.

För större företag är det helt naturligt att upphandla direkt material per kategori eftersom det kräver produkt, marknads- och branschkunskap för att uppnå ett bra resultat. Däremot har indirekt material historiskt hanterats lite styvmoderligt även om det finns mycket pengar att spara inom området.

Dock är kategoristyrning för indirekt material, det vill säga supportande varor och tjänster för verksamhetens kärnverksamhet, en relativt ny företeelse där många verksamheter just har startat eller ligger i startgroparna för införande.

Naturligtvis påverkar också verksamhetens storlek möjligheten att bedriva ett strukturerat arbete med kategoristyrning inom inköp. Overhead-kostnader för centrala supportfunktioner gör att det kanske inte finns utrymme att ens ha en inköpschef i till exempel ett medelstort företag, medan det i större organisationer finns större möjligheter att ha en konkret inköpsfunktion.

I det första fallet är det kanske inte ekonomiskt försvarbart att utöka inköpsfunktionen med personal/roller. Extern expertis kan behöva anlitas periodvis för att hantera process och specifika upphandlingar.

I det andra fallet med en större inköpsorganisation kan det finnas utrymme att omdisponera och utveckla befintliga resurser och kompetenser för faktisk kategoristyrning.

Oavsett storlek på verksamhet finns det inget hinder att införa kategoristyrning som metod. Många gånger är kategoristyrning ett måste för att etablera ett strategiskt inköpsarbete. Med detta menas hela försörjningskedjan inklusive förvaltning och uppföljning med klar koppling till verksamhetens mål och affärsplan.

Mycket kokar ned till ledning, beslut, genomförande, att sätta realistiska mål och kpi:er om en organisation vill etablera riktig kategoristyrning. Att etablera kategoristyrning kräver tid, kraft och ibland en del obekväma ledningsbeslut.

Rent allmänt kan sägas att privat sektor ligger före att med att införa kategoristyrt inköp. Trenden är dock enligt undersökningar att offentlig sektor börjat anamma metoden.

Om vi enbart tittar på Sverige är den troliga förklaringen att offentlig förvaltning har andra drivkrafter och totalt haft mindre incitament pga. mindre inköpsvolymer av direkt material. Indirekt material kan dock sägas ligga efter oavsett om vi tittar på privat eller offentlig verksamhet.

Tittar vi mer specifikt på it och ict-området som kategori (i praktiken flera delkategorier) är denna kategori en stor del av en verksamhets indirekta kostnader, som slår direkt på resultaträkningen och ”sista raden”.

It- och ict-området är, som indirekt är en stödfunktion, väsentlig för att kärnverksamheten överhuvudtaget ska fungera. Vi kan bara nämna affärssystem, crm-system, kundhanteringssystem (kontaktcenter) och gammaldags telefoni som försäljningskanal, så förstår alla att en organisations verksamhet stannar om dessa inte fungerar.

Erfarenhetsmässigt betraktas it- och ict-området som ett besvärligt område inom kategorin indirekt material när det kommer till inköp. Olika sourcing- och licensavtal samt traditionella telefoniavtal är svårförståeliga för en lekman och en upphandlare utan specialisering.

Området kräver därför en väl etablerad kunskap och kompetens från upphandlande verksamhet bestående av olika tvärfunktionella kompetenser inom produkt/tjänst, marknad och branschpraxis.

Att området är ”svårt” är dock ingen ursäkt för inköparen att abdikera, utan gör det snarare till ett av de mest prioriterade att hantera metodiskt ur ett inköpsperspektiv. En bieffekt av kategoristyrning är också att ett mer tvärfunktionellt inköpsarbete bidrar till ett bättre internt samarbete, samt ökad förståelse och förtroende för inköpsfunktionen.

Med stöd av jämförande undersökningar finns det mycket att tjäna på att införa kategoristyrning för indirekt material. Cirka 80 procent av de verksamheter som infört metoden har goda erfarenheter.

Undersökningarna visar att besparingar på några år kan uppgå till så mycket som en tredjedel och på längre sikt upp till cirka fem procent per år.

It- och ict-området är inget undantag och är inom många verksamheter inte strategiskt och metodiskt omhändertaget ur ett inköpsperspektiv. Därför bör it- och ict-området naturligtvis vara en klar kandidat för kategoristyrning inom de flesta verksamheter.

Slutsatsen är att incitamentet för införande av kategoristyrning inom it- och ict-området är rätt uppenbart och bör övervägas.

Mikael Roth

Program Manager IT-Sourcing, Procurement
Telemanagement Sverige