Så blir distansmötet levande

Forskare vid Linköpings universitet, Chalmers tekniska högskola och RISE Research Institutes of Sweden har tagit fram en guide om distansarbete.

Den vänder sig till ledare med medarbetare som helt eller delvis jobbar på distans. Men den vänder sig också till medarbetarna själva.

Att få alla deltagare på digitala eller hybridmöten att vara aktiva är en återkommande utmaning. Enligt forskarna är det viktigt att sätta upp tydliga riktlinjer innan mötet.

Det handlar om till synens självklara saker som att man avstår från att hantera mejl, surfa, vara aktiva på sociala medier och så vidare. Likaså att tekniken används på ett bra sätt.

En annan framgångsfaktor är förstås att ha någon som ansvarar för att fördela ordet och aktivt efterfråga input från deltagare som är online (oavsett om alla är online eller om det är ett hybridmöte).

Men det finns också mjuka faktorer att tänka på, betonar Jason Martin, universitetslektor på Linköpings universitet och en av författarna till guiden.

– Att känna av stämning, fånga upp när något händer i rummet, det försvinner. Man måste förbereda sig bättre, driva aktiviteter framåt, kompensera för sådant som sker automatiskt i ett fysiskt rum. Deltagarna har mycket svårare att behålla fokus, lättare att zooma ut, och risken finns att mötet då blir bortkastad tid, säger han till Suntarbetsliv.

I guiden presenteras också en praktisk övning som kan användas för att främja kreativitet på distans.

Den börjar med en individuell reflektion kring ett ämne, där varje deltagare skriver digitala postit-lappar. Efter det samlar mötesledaren ihop allas lappar och delar in dem i kategorier. Varje kategori får ett eget digitalt grupprum.

Deltagarna får sedan gå in i det grupprum som de tycker verkar mest intressant och diskutera vidare. En gemensam reflektion avslutar övningen.