Integrera lärdomar i upphandlings- och anbudsprojekt

Jag arbetar både med upphandlarsidan och leverantörer, och min erfarenhet är att detta också ofta händer i både upphandlings- och anbudsprojekt.
Mitt tips är därför att genomföra en lessons learned-genomgång efter att upphandlingen är färdig.

Börja med att identifiera viktiga intressenter som har medverkat och fråga dem på ett strukturerat sätt vilka lärdomar de drar av upphandlingen. Det behöver inte bara vara huvudaktörerna utan även sådana som medverkat i en mer undanskymd roll. Självklart kan det av tids- och resursskäl vara svårt att få med andra än de som varit med mest.

Exempel på frågor som kan behandlas:

• Vad av det du vet idag när upphandlingen är avslutad hade du haft nytta av att veta när upphandlingen drog igång?
• Vilka moment ser du som mest respektive minst värdeskapande?
• Vad hade kunnat göras annorlunda?
• Hade du kunnat bidra till arbetet på ett bättre sätt?
• Vad var svårast?
• Vilka moment tog längst tid?

Bör man inte även diskutera vad resultatet av projektet blev? Självklart är resultatet viktigt, eller ytterst det viktigaste, men det finns en risk att fokus för hela lessons learned-genomgången hamnar på resultatet i stället för att leda till ett lärande om hur det som ledde fram till resultatet, bra eller dåligt, kan bli bättre nästa gång. Fokusera på processen och arbetet som ledde fram till resultatet.

Gruppera de intressenter du involverar, till exempel chefer, kravställare, tekniker och jurister, så att du kan analysera svaren inte bara kopplat till enskilda individer utan även till olika roller. Sannolikt kommer individerna att variera från projekt till projekt men rollerna kommer många gånger att återkomma. På det sättet kan du sammanställa svaren från flera projekt och dra mer aggregerade och bättre slutsatser efter flera projekt.

Genomför gärna lessons learned i samtalsform så att du får en chans att få ökad förståelse. Ja, det kan bli mer tidskrävande men det kan också ge bättre och djupare kunskap än skriftliga svar. Det muntliga kan naturligtvis kompletteras med skriftliga enkäter för att nå fler intressenter.

Avsluta med att sammanställa konkreta förbättringsåtgärder. Uppenbara brister eller förbättringsområden kan åtgärdas direkt, men var lite försiktig med att dra för stora slutsatser av ett enskilt projekt. Ha lite is i magen och se om du kan identifiera ett återkommande mönster.

Om du gör detta relativt enkla arbete till en stående rutin är jag övertygad om att dina projekt blir bättre och bättre över tid.

TEXT: Magnus Nilsson, Peak Procurement