”Driv upphandling som projekt”

En affär över en viss komplexitet och över ett visst värde kräver omsorg och noggrannhet. Utan det kan mycket gå förlorat – och lämna kvar bitterhet.

När upphandlingar kritiseras blir upphandlarna syndabockar. Bristerna bakom affären kommer sällan fram i medier och allmänna debatter. Hur många av oss vet vem som äger affärsprocesserna i landsting eller kommuner?

Hur genomförs då en affär i våra offentliga organisationer? Vem äger behovet (det behov som uppfylls genom en affär)? Vilka är mottagare av affärens leveranser? Vilka drabbas av eventuella fel? Hur fångas mottagarnas synpunkter upp innan affären kommer till stånd? Och hur fångas deras upplevelser under leveransen?

Otydlighet i dessa frågor kommer garanterat att leda till rubriker i massmedierna.

Om en affär i stället genomförs som ett projekt bejakas ovanstående aspekter. Ett projekt ska per definition ha ett effektmål, förutom projektets leveransmål. Målen ska vara väldefinierade och tydliga.

Ett exempel: En kommun behöver en leverantör av skolmat. Affärsavtalet ska löpa i fyra år. Förutsättningarna är att det fattas beslut om målet med affären, alltså vilka politiska mål som ska uppfyllas.

Exempelmål kan vara att skolelever ska få näringsrika måltider enligt vissa villkor. Villkoren kan vara en viss mängd protein, mindre socker och salt eller säsongsvariation av råvaror. Politikerna ska också ge indikation på kvalitetskriterier som ska mätas och uppfyllas under affärstiden.

Politikerna (i verkligheten kanske verksamhetsledningen) får också indikera vilka som ska delta i uppföljningen av skolmaten. Till exempel kan skolmatens kvalitet mätas genom åsikter från skolelever och dietister. Beroende på uppföljningen av kvaliteten kan incitament/avdrag tillämpas. Kvalitetsbrist under en viss nivå kan också fungera som uppsägningsvillkor.

Den berörda förvaltningen (ägaren) ska då upprätta ett projekt för denna affär. Styrgrupp och en professionell projektledare ska utses. Ett projektdirektiv ska upprättas och beslutas.

Projektet ska ha minst tre delar: förstudie, upphandling och införande/förvaltning. Varje del har en projektledare. Det bör vara en person från kommunens upphandlingsfunktion, en person som har insyn i skolverksamheten och har också kunskap om mat/matbranschen och en person från förvaltningen.

Traditionellt läggs mycket fokus, tid och resurser på delprojektet upphandling och mindre på de andra två delarna. För en lyckad affär måste detta snedvridna perspektiv ändras.

Den viktigaste fasen i denna affär är förstudien. Den ger förutsättningar till upphandlingsfasen. Upphandlingsfasen levererar ett affärsavtal som sedan ska införas och följas upp löpande. Delprojektet förstudie och upphandling kanske varar i sex till nio månader medan införande/uppföljning ska löpa i fyra år. Därför behövs en omfördelning av resurser och fokus på rätt fas.

Projektet (vid behov även delprojekten) ska ha styrgrupper med befogenheter att fatta beslut. Referensgrupper med definierade mandat ska också knytas till respektive projekt och delprojekt. Medlemmar till respektive arbetsgrupp ska utses. Medlemmarna måste få tid och utrymme i vardagen för att kunna delta i projektarbeten.

Projektet ska formellt börja med ett uppstartsmöte där alla samtidigt får veta projektets direktiv, mål, tidplan samt vad som förväntas av medlemmarna. Den som beslutar och signerar direktivet bör leda detta möte. Därefter tar styrgruppen och huvudprojektledaren över.

Eftersom ett projekt är en väldefinierad, avgränsad och tillfällig organisation måste krav ställas på projekten, beslutsfattarna och deltagarna. Utan krav, befogenheter och mandat kan inget positivt resultat förväntas av en organisation.

Det är för lite konkreta och mätbara krav som ställs på deltagarna i våra offentliga affärer. Däremot ställs oftast fler krav på leverantören som inte heller går att mäta.

Genom att tillämpa en projektmodell kan en stor del av ovanstående problem rättas till. Det som krävs är rätt ägare, strukturerad direktiv och tydliga beslut.
Kamrul Islam
seniorkonsult
B3 Sentensia